Filter op categorie
Economie
Entrepreneurship
Wealth management
navigation logo
Onze experts informeren u over de recente evoluties van de markten.

U hebt een maatschap? Vergeet uw UBO-registratie niet te bevestigen

Door Vincent Hovine - Estate Planner
In het kader van de overdracht van roerende goederen naar de volgende generatie met behoud van een zekere mate van controle is de maatschap vaak de aangewezen oplossing. Sinds 1 november 2018 wordt een maatschap echter als onderneming beschouwd waardoor er een aantal verplichtingen zijn ontstaan, onder meer de inschrijving in het register van de “Ultimate Beneficial Owners” (afgekort het UBO-register); dit is een register waarin de uiteindelijk begunstigden van de maatschap moeten worden bekend gemaakt.
De algemene regels omtrent de concrete werking van het UBO-register werden toegelicht in een eerdere bijdrage verschenen op onze blog. Concreet voor een maatschap impliceert dit dat een zaakvoerder van een maatschap de verplichting heeft om de uiteindelijke begunstigde(n) kenbaar te maken in het UBO-register.
De maatschap moet onder andere de volgende gegevens meedelen over haar uiteindelijke begunstigde(n):
  • de naam en eerste voornaam ;
  • de geboortedag, -maand en -jaar ;
  • de nationaliteit(en) ;
  • het land van verblijf en volledige verblijfsadres ;
  • de datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de maatschap is geworden ;
  • het rijksregisternummer.
De zaakvoerder van de maatschap moet ook de omvang van het belang van de uiteindelijke begunstigde(n) in de maatschap meedelen (bv. het percentage van de aandelen of stemrechten).
Naast de mededeling van de uiteindelijke begunstigde(n) en de omvang van het belang in het UBO-register, moet de zaakvoerder van de maatschap er ook voor zorgen dat de meest actuele informatie beschikbaar is in het UBO-register. Hij zal dus alle eventuele wijzigingen aan de meegedeelde informatie moeten meedelen binnen de maand na de wijziging.
Het is belangrijk om te vermelden dat de informatie omtrent de omvang en de samenstelling van het vermogen van maatschap niet dienen vermeld te worden in het UBO-register.

Jaarlijks bevestigen dat de informatie van het UBO-register nog actueel is

Daarnaast moet jaarlijks worden bevestigd of de informatie van het UBO-register nog actueel is (zelfs indien de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) niet werd gewijzigd tijdens het afgelopen jaar).
De eerstvolgende bevestiging moet aanvankelijk plaatsvinden vóór 30 april 2021, maar intussen werd dit uitgesteld tot 31 augustus 2021, tenzij er vóór die datum een wijziging in het UBO-register plaatsvond. In dat geval, begint de bevestigingstermijn van één jaar te lopen vanaf de datum waarop de laatste wijziging in het UBO-register werd aangebracht. Stel dat de zaakvoerder van een maatschap een wijziging in het UBO-register heeft aangebracht op 26 december 2020, dan loopt de bevestigingsperiode van één jaar af op 26 december 2021 om het UBO-register te bevestigen.

Documentatieplicht

Eind vorig jaar bracht een Koninklijk Besluit (1) een aantal praktische wijzigingen met zich mee aan het UBO-register. Dit Koninklijk Besluit is in werking getreden op 11 oktober 2020. De voornaamste wijziging is dat de maatschap vanaf 11 oktober 2020 verplicht is om de informatie m.b.t. de uiteindelijke begunstigde(n) te onderbouwen met een document dat aantoont dat de meegedeelde informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is (2).
Bij wijze van administratieve tolerantie had de maatschap, die reeds vóór 11 oktober 2020 werd geregistreerd in het UBO-register, de tijd tot 30 april 2021 om de nodige documenten toe te voegen in het UBO-Register. Er werd echter beslist om een bijkomend uitstel toe te kennen tot 31 augustus 2021 om bewijsstukken te uploaden in het UBO-Register (voor maatschappen die reeds de nodige informatie hadden geregistreerd voor 11 oktober 2020).
Het Koninklijk Besluit geeft niet specifiek aan welke documenten moeten worden meegedeeld in het UBO-register. De Federale overheidsdienst Financiën haalt alleen op zijn website een paar voorbeelden aan van documenten die kunnen bijgevoegd worden op het online platform in het kader van de documentatieplicht zoals een kopie van aandeelhoudersregister, kopie van statuten, kopie van aandeelhoudersovereenkomst en notariële (schenkings)akten.
Concreet kan het dus volstaan dat, bijvoorbeeld voor een maatschap, de oprichtingsakte, het aandeelhoudersregister, de schenkingsakte van de aandelen van de maatschap of de notulen van de algemene vergadering worden geüpload in het UBO-register om het toereikend percentage van de stemrechten of het eigendomsbelang van de uiteindelijke begunstigde aan te tonen.
De praktische modaliteiten van het uploaden van dergelijke documenten zijn beschreven op de volgende link: Het opladen van een bewijsstuk | FOD Financiën (belgium.be).
De documentatieplicht geldt enkel voor informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde. De persoonsgegevens van een andere persoon vermeld in een proces verbaal van algemene vergadering en die niet kwalificeert als uiteindelijk begunstigde moeten niet verplicht worden overgemaakt aan het UBO-register.
Zo ook is het niet nodig om de hele voorgeschiedenis van het aandeelhoudersregister, noch vertrouwelijke informatie zoals deze omtrent de ingebrachte activa, het kapitaal, de omvang of de samenstelling van het vermogen van de maatschap weer te geven.

Historiek van de registratie is zichtbaar

Ingevolge het Koninklijk Besluit (3) is niet alleen de actueel geregistreerde informatie in het UBO-register zichtbaar, maar ook dat de historiek van de wijzigingen die aan de UBO-informatie werden gebracht. Zo zal bijvoorbeeld de oprichting van de maatschap, gevolgd door de schenking van de aandelen van de maatschap tot het overlijden van de schenker zichtbaar zijn.

Besluit

Naast de registratie van de uiteindelijke begunstigde(n) in het UBO-register moet de zaakvoerder van de maatschap nog actie ondernemen bij elke wijziging met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde. Bovendien moet de UBO-registratie jaarlijks worden bevestigd. Tot slot zullen documentatiestukken moeten worden bijgevoegd in het UBO-register teneinde aan te tonen dat de meegedeelde informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is.

(1) KB van 23 september 2020, BS 1 oktober 2020.

(2) Deze verplichting geldt niet alleen voor maatschappen maar ook voor Belgische vennootschappen, verenigingen en stichtingen die hun “uiteindelijke begunstigden” moeten registreren in het UBO-register.

(3) KB van 23 september 2020, BS 1 oktober 2020.

U en uw vennootschap

Neem contact op en haal meer uit uw bedrijf.
Maak kennis met een expert
Deel het artikel
Nijverheidsstraat 44 - 1040 Brussel België
Gereglementeerd door de Belgische Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) en de Nationale Bank van België BTW BE 0403 212 172 RPR Brussel

Volg ons

Gereglementeerd door de Belgische Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) en de Nationale Bank van België BTW BE 0403 212 172 RPR Brussel
All rights reserved 2021, Degroof Petercam