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Télétravail obligatoire : une opportunité (para)fiscale ?

Par Ariane Joris - Head of Estate Planning
Plus d’un an après le début de la crise du coronavirus, le grand public est désormais familiarisé –un peu contraint et forcé – avec le phénomène du télétravail. Ce qui était jusqu’à récemment réservé à un groupe limité d’employés, indépendants et dirigeants d’entreprises, s’étend désormais à presque tous les ménages qui disposent d’un « bureau à domicile ».
Même lorsque l’obligation de travail à domicile sera levée, le télétravail restera une composante de notre réalité professionnelle. Cette nouvelle manière de travailler offre indéniablement de nombreux avantages. L’un de ces avantages, voire l’une des opportunités, se situe au niveau fiscal. Il s’agit du remboursement des frais propres respectivement à l’employeur (pour les employés) et à la société (pour les dirigeants d’entreprises).
De tels remboursements (ou indemnités) ne sont évidemment pas imposables dans le chef du travailleur/dirigeant d’entreprise, alors qu’ils sont déductibles fiscalement à titre de frais professionnels dans le chef de l’employeur/la société. En outre, ces remboursements ne sont en principe pas soumis à des retenues au titre de cotisations sociales.

Quels sont les frais propres à l’entreprise/la société ?

  • Les frais propres à l’employeur sont des frais qui sont en principe à charge de l’employeur, mais qui sont préfinancés par le travailleur, pour une raison ou une autre.
  • Les frais propres à la société couvrent essentiellement la même charge, étant entendu qu’il s’agit de coûts imputables à la société, mais qui sont avancés par le dirigeant d’entreprise. Le terme « dirigeant d’entreprise » doit être compris au sens large, et vise donc entre autres les gérants, les indépendants, etc.
Pour une bonne compréhension de la lecture, les deux types de frais seront repris ci-après sous le terme commun de « frais propres à l’employeur », sauf mention contraire explicite.
Les frais propres à l’employeur comprennent souvent, par exemple, les indemnités kilométriques relatives aux déplacements professionnels, les frais de parking, les indemnités pour la location d’un garage (si le bénéficiaire dispose d’une voiture de société), une indemnité de car-wash, les indemnités de repas ou les frais journaliers de représentation des consultants et représentants. Comme la loi ne contient pas de liste exhaustive de ces indemnités, elles peuvent prendre de nombreuses autres formes. Bien que les montants soient toujours limités, une combinaison de différents frais peut rapidement être établie. Par exemple, dans le monde de la consultance ou des représentants, certains frais propres à l’employeur peuvent atteindre jusqu’à 400 € voire 500 € sur base mensuelle.
La question de savoir si les coûts sont propres à l’employeur ou propre à l’employé ou au dirigeant d’entreprise reste toujours une question de fait, qui doit être appréciée à la lumière des circonstances concrètes : ce qui peut être qualifié de frais propres à l’employeur ne l’est pas nécessairement à l’autre.

Pourquoi une indemnité de frais propres à l’employeur est-elle intéressante ?

Les avantages liés à l’indemnité pour frais propres à l’employeur se situent au niveau fiscal et de la sécurité sociale.
  • Pour ce qui est de l’avantage fiscal, de telles indemnités ne sont expressément pas considérées comme des revenus professionnels (en d’autres termes, de la rémunération) dans le chef de l’employé/du dirigeant d’entreprise. Ces indemnités ne sont donc pas imposables à l’impôt des personnes physiques.
L’employeur, de son côté, peut en principe déduire cette indemnité à titre de frais professionnels, bien qu’il existe des limitations à la déductibilité de certains frais (par exemple, les frais de représentation).
  • Au niveau de la sécurité sociale, les indemnités de frais propres à l’employeur sont traitées favorablement. Il n’y a pas de charges sociales (pour les employés) ou cotisations sociales (pour les indépendants) qui sont dues sur ces indemnités.
En d’autres termes, les indemnités de frais propres à l’employeur constituent toujours des remboursements nets.

Qu’en est-il des frais propres à l’employeur dans un contexte de télétravail ?

Il est également question de frais propres à l’employeur en ce qui concerne le télétravail. En effet, l’employé ou le dirigeant d’entreprise qui travaille de la maison va s’exposer à des charges et des frais qui, en principe, seraient dus par l’employeur ou la société. Il peut s’agir, entre autres, de frais de chauffage ou d’électricité additionnels, de la mise en place d’un lieu de travail adapté, de l’achat de petit équipement de bureau, ou encore la disposition d’une connexion internet et d’un ordinateur personnel, etc.
Si l’employeur procède au remboursement de ces frais, cette indemnisation bénéficiera de la réglementation fiscale et sociale favorable précités.
Dans un souci d’exhaustivité, notons que le caractère obligatoire ou non du télétravail est en principe sans importance et n’empêche donc pas que les coûts supportés par le travailleur ou le dirigeant d’entreprise puissent être qualifiés de frais propres à l’employeur.

De quels montants s’agit-il?

Les frais propres à l’employeur peuvent être calculés de deux manières:
1.
  • sur base des coûts réels supportés par l’employé/dirigeant d’entreprise ;
  • 2.
  • sur base d’un forfait, pour autant que la méthode de calcul du forfait soit justifiée par rapport à la réalité des frais encourus.
  • L’employeur peut également opter pour une combinaison des deux méthodes. Ainsi, les indemnités pour l’utilisation d’internet peuvent être déterminées sur une base forfaitaire, tandis que les indemnités pour l’utilisation d’un ordinateur (à des fins professionnelles) sont déterminées sur la base des frais réels. Il est toutefois évident que des frais ne peuvent être doublement remboursés, via une indemnité forfaitaire et un remboursement sur base des frais réels.
    Comme indiqué ci-dessus, les indemnités forfaitaires sont autorisées pour autant qu’elles soient suffisamment justifiées. Cette méthode de remboursement a pour avantage que l’employeur ne doit pas démontrer que l’indemnité qu’il verse est effectivement utilisée par l’employé/dirigeant d’entreprise pour payer des frais qui sont propres à l’employeur. De son côté, l’employé/dirigeant d’entreprise peut conserver le montant de l’indemnité qu’il n’aurait par hypothèse pas dû destiner pendant une certaine période à des frais professionnels.
    L’administration fiscale prévoit elle-même une estimation forfaitaire pour certains frais professionnels. Il est alors question d’indemnités forfaitaires basées sur des « normes sérieuses ». Si l’employeur suit le forfait administratif, toute discussion avec le fisc est en principe exclue. Nous vous renvoyons à ce sujet à la circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021, récemment publiée.
    Dans cette circulaire, l’administration fiscale se prononce entre autres sur les indemnités forfaitaires de bureau qui peuvent être versées à des employés qui effectuent du télétravail structurel et régulier (équivalent à un jour de travail par semaine). Concrètement, l’administration fiscale admet – sous conditions – une indemnité forfaitaire mensuelle de 129,48 € à titre de remboursement de frais propres à l’employeur. Cette indemnité s’élève en outre au montant de 144,31 € pour les mois d’avril, mai et juin 2021. Les indemnités forfaitaires de bureau couvrent tous les frais de bureau. Sont donc entre autres visés : l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (en ce compris l’usage d’un espace de bureau (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace), les fournitures informatiques et d’impression, les fournitures de bureau, les fournitures de base, les frais d’entretien, les frais d’assurance et le précompte immobilier. Par ailleurs, l’attribution d’une indemnité forfaitaire de bureau n’empêche pas l’employeur d'intervenir, en sus, dans l'achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique financé par le travailleur.
    La circulaire indique également que des indemnités forfaitaires mensuelles de respectivement 20 € pour l’utilisation d’une connexion internet privée et 20 € pour l’utilisation d’un ordinateur privé (ou, alternativement, 10 € pour l’utilisation d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels sans ordinateur) peuvent être admises comme remboursement de frais propres à l’employeur, à la condition qu’internet et l’ordinateur (ou, alternativement, le deuxième écran d’ordinateur, l’imprimante ou le scanner) soient effectivement utilisés dans le cadre du télétravail. Ces indemnités peuvent être cumulées avec les indemnités forfaitaires de bureau précitées.
    Ces indemnités relatives au télétravail sont en outre explicitement admises pour l’application des cotisations de sécurité sociale mais à des conditions qui peuvent parfois être différentes.
    Le champ d’application de la circulaire est expressément limité aux employés (sous contrat de travail); les dirigeants d’entreprises en sont donc exclus au motif qu’ils ont souvent la possibilité de faire supporter de tels coûts directement par l’entreprise. Cela étant, la circulaire peut leur servir éventuellement de source d’inspiration pour cette catégorie de frais.
    Si l’employeur estime que l’évaluation forfaitaire disponible n’est pas adaptée (une entreprise n’est pas l’autre), il peut adopter une évaluation différente. On peut donner l’exemple d’un dirigeant d’entreprise qui reçoit régulièrement des clients dans son bureau chez lui. L’indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 € par mois est dans un tel cas probablement insuffisante pour couvrir les coûts professionnels y relatifs.
    Il est possible que pour certains frais professionnels, l’administration fiscale n’ait pas prévu d’évaluation forfaitaire. Dans ce cas, l’employeur doit lui-même établir une méthode de détermination du forfait. En pratique, un tel forfait est parfois établi sur base d’un échantillon des frais pendant une période déterminée (par exemple 3 mois).
    Le risque de discussions avec l’administration fiscale (et le cas échéant la sécurité sociale) ne peut en pareil cas être exclu, en particulier lorsque l’employeur n’a pas demandé préalablement l’avis du Service des Décisions Anticipées (la commission du ruling).

    Service des Décisions Anticipées (ruling) ?

    L’employeur qui souhaite obtenir une sécurité juridique au sujet du montant des indemnités propres à l’employeur – ce qui est nécessaire dans le cas où ce montant déroge aux évaluations forfaitaires établies par l’administrations fiscale – peut obtenir à ce sujet un ruling auprès de la commission du ruling.
    Tant que le ruling est valable – la durée de validité d’un ruling est en règle de 5 ans –, l’administration fiscale ne peut pas contester le montant convenu des indemnités propres à l’employeur pour requalifier celles-ci en rémunération, pour autant que toutes les conditions du ruling soient respectées.
    En ce qui concerne les indemnités de télétravail, un recours à la commission du ruling a récemment perdu de son intérêt. En effet, dans de nombreux cas, l’employeur pourra recourir à l’évaluation forfaitaire prévue par la circulaire précitée. En outre, il sera souvent difficile de démontrer que ces évaluations forfaitaires ne sont pas suffisantes pour couvrir les frais concernés.
    Un ruling reste en revanche un instrument utile lorsque l’employeur veut rembourser d’autres frais que ceux qui sont relatifs au télétravail.
    La commission du ruling connaît bien la matière et a publié un projet de demande facilitant le travail des contribuables. Ce projet de demande, qui peut être consulté via le lien suivant peut servir de source d’inspiration et donne un aperçu de la manière dont la commission du ruling traite de telles demandes.
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