De nombreuses personnes apprécient les photos, souvenirs d’événements importants de leur vie. Elles sont placées dans un endroit bien visible dans leur maison. Ces souvenirs émotionnels se transmettent souvent de génération en génération et sont considérés comme une « archive familiale ».

Conservez-vous également vos « archives financières », à savoir vos transactions financières importantes, avec autant de soin et d’attention ? Pensez par exemple aux actes d’achat notariés, aux donations par acte sous seing privé ou par acte notarié ainsi qu’aux certificats de vos bijoux ? Vos héritiers trouveront-ils ces informations lors de votre décès ? Connaissent-ils les mots de passe corrects ? Qu’en est-il de vos avoirs digitaux tels que la cryptomonnaie ainsi que les investissements achetés en ligne via des plateformes d’investissement ? Comment vos héritiers pourront-ils avoir accès à ces avoirs ?

Conservez-vous vos archives financières avec le même soin et la même attention que vos souvenirs de famille ?

Pourquoi est-il important de conserver précieusement ce type d’information ?

Cette documentation vous aidera à démontrer dans diverses situations comment votre patrimoine actuel a été créé. En d’autres termes, vous allez créer un album photo qui illustrera l’accroissement de votre patrimoine.

Un patrimoine bien documenté est essentiel pour établir une planification successorale et permet également à vos héritiers de retrouver plus facilement l'origine de vos biens.

Même après votre décès, vos héritiers devront peut-être encore fournir ces documents. Cela pourra être le cas, par exemple, lorsque vos héritiers voudront utiliser les avoirs hérités pour acheter d’autres biens/avoirs, ou lorsque vos héritiers devront démontrer aux autorités fiscales la manière dont le capital a été constitué.

Une technique de planification successorale couramment utilisée consiste en l’achat scindé de biens immobiliers au terme de laquelle les parents achètent l’usufruit du bien et les enfants la nue-propriété. En tant qu’usufruitiers, les parents bénéficient leur vie durant des revenus locatifs ou peuvent occuper eux-mêmes le bien immobilier. A leur décès, l’usufruit s’éteindra et les enfants acquerront la pleine propriété du bien acheté. Les enfants ne doivent pas payer de droits de succession si certaines conditions sont remplies. Il est important que les enfants puissent démontrer qu’ils ont payé eux-mêmes leur part en nue-propriété dans le bien immobilier. Souvent, les enfants ne disposent pas des avoirs suffisants pour cette acquisition et les parents réalisent, donc, au préalable une donation des fonds nécessaires à leurs enfants avant l’achat du bien immobilier. La preuve de cette donation mobilière doit précieusement être conservée car elle devra être présentée aux autorités fiscales en cas de décès des parents, afin de prouver que la donation mobilière a bien eu lieu avant l’achat immobilier.

De même, lors de l’établissement de la déclaration de succession, les héritiers devront parfois démontrer que certains biens n’appartenaient pas ou plus au défunt. Prenons l’exemple d’un couple marié sous le régime de la communauté de biens. Pour ces époux, il y a application de la présomption légale de communauté selon laquelle l’ensemble des biens fait partie de la communauté, à moins que l’on puisse prouver que certains biens appartiennent exclusivement à l’un des époux. Ainsi, les donations (y compris les donations bancaires) et les biens recueillis par succession font partie du patrimoine propre du conjoint bénéficiaire. S’il peut être démontré que ces biens appartiennent au patrimoine propre du conjoint survivant, ceux-ci ne doivent pas être déclarés dans la succession du conjoint prédécédé. Ces biens ne seront donc pas soumis aux droits de succession. S’il n’est pas possible d’apporter cette preuve, la moitié de ces biens fera partie de la succession du conjoint prédécédé et sera donc soumise aux droits de succession.

Un autre exemple encore est la donation par virement bancaire (« don bancaire ») que vous avez peut-être réalisée au profit de vos héritiers avant votre décès. Ceux-ci devront fournir la preuve que les biens qu’ils ont reçus ont bien été donnés plus de trois ans avant votre décès. Si cette preuve ne peut être fournie, vos héritiers devront payer des droits de succession sur ces avoirs. Qui sait (encore) où sont conservés les documents des donations effectuées par ses parents ?

Citons enfin comme dernier exemple la situation dans laquelle les biens doivent être partagés suite à une séparation ou à un divorce. Les ex-partenaires/ex-époux doivent disposer des pièces justificatives nécessaires permettant de démontrer quels biens font partie du patrimoine propre du partenaire ou de l’époux et quels biens font partie du patrimoine indivis/commun. Lors de l’achat de biens mobiliers, cette preuve peut être fournie par la présentation de la facture d’achat émise au nom d’un des partenaires/époux ou des deux partenaires/époux.

Une législation anti blanchiment de plus en plus stricte oblige les banques, les notaires et mêmes les marchands d’art à documenter, vérifier et parfois enquêter sur l’origine des avoirs de leurs clients dans le cadre de certaines transactions. Les commerçants et les prestataires de services concernés vous demanderont de présenter des pièces justificatives relatives à l’origine de vos avoirs, par exemple, pour acheter une maison ou pour ouvrir un compte-titres. Cette obligation est issue de différentes directives européennes anti-blanchiment et s’applique non seulement en Belgique, mais également dans les autres Etats membres de l’Union européenne.

Une législation anti-fraude fiscale de plus en plus stricte oblige les banques, les notaires et mêmes les marchands d’art à documenter, vérifier et parfois enquêter sur l’origine des avoirs de leurs clients dans le cadre de certaines transactions.

Quels documents devez-vous conserver?

Tous les documents qui peuvent démontrer l’origine de vos revenus et de vos avoirs doivent être conservés. Cela comprend les preuves et bordereaux d’achat, les fiches de salaire ou de déclarations de revenus, les extraits de compte, les polices d’assurance, mais aussi les déclarations de succession et les documents de donation qui prouveront comment votre patrimoine actuel a vu le jour.
Il est important que vous conserviez également tout document attestant que vous avez payé tous les impôts dus, tels que vos déclarations fiscales, les droits de donation et de succession, et ce pour les biens et revenus d’origine belge et étrangère.
Veillez à être sélectif. Conserver trop de documents n’est pas recommandé car cela peut rendre plus difficile la recherche des documents qui sont essentiels.

Où puis-je trouver ces documents ?

Si vous constatez que certains éléments de preuve ne sont pas (plus) en votre possession, vous pouvez retrouver de nombreux documents assez facilement aujourd’hui. Voici quelques exemples:

Documents bancaires: les institutions financières et bancaires ont l’obligation de conserver les documents liés à un compte pendant dix ans. Passé ce délai, ces informations peuvent être détruites. Il est donc préférable de conserver vous-même les documents importants tels que les preuves de versement des avoirs au début de la relation avec la banque et les décomptes annuels de vos comptes. Ceci est d’autant plus important dans le cadre de donations (bancaires) et d’achats conséquents (bijoux, diamants).

Myminfin: via le site internet du SPF Finances, vous pouvez trouver non seulement tous les documents relatifs à votre déclaration fiscale, mais également les documents immobiliers tels que les actes d’achat notariés, les documents de prêt ainsi que les contrats des baux enregistrés. Les documents sont disponibles depuis 2006 jusqu’à nos jours. Vous avez accès à ‘myminfin’ via le lien (https://finances.belgium.be/fr/particuliers) sur lequel vous pouvez vous connecter au moyen de votre carte d’identité ou via Itsme.

Mypension: sur ce site du gouvernement, vous trouverez toutes les informations relatives à votre pension légale et complémentaire. Vous pouvez vous connecter de la même manière que sur Myminfin.

Actes notariés: le notaire conserve soigneusement tous les actes qu’il a passés ainsi que ceux passés par ses prédécesseurs. Vous pouvez toujours vous adresser à votre notaire afin d’obtenir un exemplaire ou une copie de votre acte si vous ne l’avez plus en votre possession.

Certains documents ont un caractère privé et vous devrez les conserver vous-même, par exemple les preuves de donation de la main à la main et les donations indirectes (donations bancaires) ou les preuves d’achat d’œuvres d’art, de voitures ancêtres ou de certificats de bijoux.

Comment conserver ces documents ?

Vous pouvez conserver ces documents en format papier en lieu sûr ou sous format électronique. Il se peut que certains supports ne soient pas ou plus lisibles à l’avenir, comme les disquettes qui étaient un support populaire aux prémices de l’ordinateur et qui ne peuvent plus être lues à l’heure actuelle.

Aujourd’hui, nombre de ces documents sont fréquemment sauvegardés dans un environnement numérique ou un ‘cloud’. Non seulement les données et documents sont stockés numériquement, mais une partie de vos avoirs peut également être constituée ‘d’avoirs numériques’, tels que les investissements achetés en ligne via des plateformes d’investissement, des cryptomonnaies (par exemple Bitcoin) ou des avoirs PayPal.

Les héritiers ne savent pas toujours où le défunt a pu conserver ces informations et avoirs numériques. De plus, pour le savoir, l’accès au smartphone ou à l’ordinateur portable de la personne décédée est nécessaire. Cela s’avère également extrêmement difficile car les héritiers ne connaissent pas les informations de connexion et les mots de passe. Les héritiers n’auront dès lors pas accès aux informations précieuses du défunt. Contrairement aux documents papier, vous devrez autoriser explicitement vos héritiers à accéder aux données que vous avez conservées sous format électronique ou dans un ‘cloud’. Par exemple, vous pouvez mentionner ces informations de connexion et mots de passe dans un testament.

Depuis le début de l'année 2021, le notaire a également mis à la disposition de tous un coffre-fort numérique, appelé Izimi. Les actes notariés sont conservés dans celui-ci et vous pouvez télécharger vous-même d'autres documents importants. Vous pouvez également déterminer quelles autres personnes peuvent consulter les documents dans ce coffre-fort numérique.

En résumé

Une grande partie de la documentation relative à vos avoirs est disponible via les applications du gouvernement, les institutions financières et le notaire. Cependant, il existe de nombreux documents privés que vous devez conserver vous-même.

Vous pouvez rassembler votre documentation sous format papier et la conserver en lieu sûr, ou vous pouvez conserver cette documentation sous format électronique. Dans les deux cas, il est important que vos héritiers sachent où vous gardez cette documentation et comment ils peuvent y accéder.

Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à vous adresser à votre private banker.

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